เอกสารการศึกษา ปวช.: ระเบียนแสดงผลการเรียนและใบรับรอง
Series: ระเบียบ ปวช. 2568 ฉบับสมบูรณ์ | EP.11/12
เอกสารการศึกษาเป็นหลักฐานสำคัญที่แสดงถึงผลการเรียนและการสำเร็จการศึกษาของนักเรียน ระเบียบ ปวช. 2568 ได้กำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารการศึกษาไว้ในหมวด 4 อย่างครบถ้วน มาทำความเข้าใจกัน
ประเภทของเอกสารการศึกษา
ตามข้อ 87 สถานศึกษาต้องจัดให้มีเอกสารการศึกษา ดังต่อไปนี้:
- ระเบียนแสดงผลการเรียน (รบ.1 ปวช.) – ตามแบบที่กำหนดท้ายระเบียบนี้ ซึ่งใช้ชื่อย่อว่า “รบ.1 ปวช.” และต้องเก็บรักษาไว้ตลอดไป
- ระเบียนแสดงผลการเรียนฉบับภาษาอังกฤษ – ตามแบบที่กำหนดท้ายระเบียบนี้ และต้องเก็บรักษาไว้ตลอดไป
- แบบรายงานผลการเรียนของผู้ที่สำเร็จการศึกษา (รบ.2 ปวช.) – ใช้ชื่อย่อว่า “รบ.2 ปวช.” และต้องเก็บรักษาไว้ตลอดไป
- ประกาศนียบัตร – ตามแบบที่กำหนดท้ายระเบียบนี้ ให้หัวหน้าสถานศึกษาที่จัดการเรียนการสอนเป็นผู้อนุมัติและลงนามในประกาศนียบัตร
- วุฒิบัตร – ตามแบบที่กำหนดท้ายระเบียบนี้ ให้หัวหน้าสถานศึกษาที่จัดการเรียนการสอนเป็นผู้อนุมัติและลงนามวุฒิบัตร
- สมุดประเมินผลรายวิชา – และหลักฐานเกี่ยวกับการประเมินผลการเรียนในแบบอื่น สมุดบันทึกการปฏิบัติงานหรือสมุดรายงานของนักเรียน สมุดบันทึกการฝึกประสบการณ์สมรรถนะวิชาชีพ หรือสมุดบันทึกการฝึกอาชีพในการศึกษาระบบทวิภาคี
- ใบรับรองสภาพการเป็นนักเรียน – และใบรับรองการสำเร็จการศึกษาตามแบบที่กำหนดท้ายระเบียบนี้
- ใบรับรองสภาพการเป็นผู้เข้าเรียน – และใบแสดงผลการเรียนรายวิชาผู้เข้าเรียนตามแบบที่กำหนดท้ายระเบียบนี้
การจัดทำระเบียนแสดงผลการเรียน
การจัดทำระเบียนแสดงผลการเรียน ให้หัวหน้างานทะเบียนเป็นผู้จัดทำ ลงลายมือชื่อพร้อมทั้ง วัน เดือน ปี และให้หัวหน้าสถานศึกษาที่จัดการเรียนการสอนเป็นผู้ลงนามรับรองผลการเรียนและการสำเร็จการศึกษาตามหลักสูตร
สำหรับสถานศึกษาที่สังกัดสถาบัน ให้สภาสถาบันอนุมัติการให้ประกาศนียบัตรวิชาชีพ และให้หัวหน้าสถานศึกษาที่จัดการเรียนการสอนเป็นผู้ลงนามในประกาศนียบัตร
การเก็บรักษาหลักฐาน
ข้อ 88 กำหนดให้สถานศึกษาเก็บรักษาหลักฐานการประเมินผลการเรียนไว้ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
เอกสารคู่ฉบับ
ข้อ 89 กำหนดให้ใช้เอกสารคู่ฉบับระเบียนแสดงผลการเรียน และเอกสารคู่ฉบับระเบียนแสดงผลการเรียนฉบับภาษาอังกฤษ เป็นเอกสารรับรองผลการเรียน
การออกเอกสารคู่ฉบับ
ข้อ 90 กำหนดให้สถานศึกษาออกเอกสารคู่ฉบับระเบียนแสดงผลการเรียน เอกสารคู่ฉบับระเบียนแสดงผลการเรียนฉบับภาษาอังกฤษ ประกาศนียบัตร และวุฒิบัตรแก่ผู้สำเร็จการศึกษา
กรณีนักศึกษาพ้นสภาพนักเรียนตามข้อ 16 (1) (2) และ (4) ให้สถานศึกษาออกระเบียนแสดงผลการเรียนให้กับนักเรียนในวันพ้นสภาพ ส่วนกรณีผู้เข้าเรียนพ้นสภาพผู้เข้าเรียนตามข้อ 17 (1) (2) (3) และ (4) ให้สถานศึกษาออกใบแสดงผลการเรียนรายวิชาให้กับผู้เข้าเรียนในวันพ้นสภาพ
ใบรับรองสภาพการเป็นนักเรียน
ข้อ 92 กำหนดว่านักเรียนที่ต้องการใบรับรองสภาพการเป็นนักเรียนหรือในรับรองการสำเร็จการศึกษา ให้สถานศึกษาออกใบรับรองสภาพการเป็นนักเรียน ในรับรองการสำเร็จการศึกษา หรือใบรับรองสภาพการเป็นผู้เข้าเรียน แล้วแต่กรณี ใบรับรองนี้มีอายุ 60 วัน โดยให้สถานศึกษากำหนดวันหมดอายุไว้ด้วย
ให้สถานศึกษาออกใบแสดงผลการเรียนรายวิชาให้แก่ผู้เข้าเรียนที่ต้องการใบแสดงผลการเรียนรายวิชาเพื่อเป็นเอกสารรับรองผลการเรียน
การทำสำเนาระเบียนแสดงผลการเรียน
ข้อ 91 กำหนดว่าการทำสำเนาระเบียนแสดงผลการเรียน จะใช้วิธีพิมพ์ใหม่ หรือสำเนาเอกสารตามต้นฉบับก็ได้ แล้วให้เขียนหรือประทับตรา “สำเนาถูกต้อง” ส่วนการทำสำเนาระเบียนแสดงผลการเรียนฉบับภาษาอังกฤษจะใช้วิธีพิมพ์ใหม่หรือสำเนาเอกสารตามต้นฉบับก็ได้ แล้วให้เขียนหรือประทับตรา “CERTIFIED TRUE COPY”
ให้หัวหน้างานทะเบียนหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ทำการแทนลงลายมือชื่อรับรองสำเนาพร้อมทั้ง วัน เดือน ปี ที่ออกสำเนา และหัวหน้าสถานศึกษาที่จัดการเรียนการสอนหรือผู้ได้รับมอบหมาย ลงลายมือชื่อกำกับที่รูปถ่าย
สิ่งที่สถานศึกษาควรให้ความสำคัญ
- จัดทำเอกสารให้ครบถ้วนตามที่ระเบียบกำหนดทั้ง 8 ประเภท
- เก็บรักษาเอกสารสำคัญไว้ตลอดไป โดยเฉพาะ รบ.1 ปวช. และ รบ.2 ปวช.
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเอกสารทุกฉบับก่อนลงนาม
- กำหนดระบบการออกเอกสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้บริการนักเรียนได้อย่างรวดเร็ว
ในบทความสุดท้าย EP.12 เราจะรวบรวมทุกอย่างมาเป็น “คู่มือปฏิบัติ: Timeline ปฏิทินงานทะเบียนตลอดปีการศึกษา” เพื่อให้สถานศึกษาใช้เป็นแนวทางในการวางแผนงานตลอดทั้งปี
อ้างอิง: ระเบียบกระทรวงศึกษาธิการ ว่าด้วยการจัดการศึกษาและการประเมินผลการเรียนตามหลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชีพ พ.ศ. 2568 ข้อ 87-92
